Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable (página 2)
1. Deben separarse las funciones de
recepción de almacén, de autorización
del pago y la firma del cheque para su
liquidación.2. Es preciso conciliar periódicamente
los importes recibidos y pendientes de pago según
controles contables, con lo de los
suministradores.3. Deben elaborarse los expedientes de pago por
proveedores, su correspondiente informe de recepción y
el cheque o referencia del pago cancelándose las
facturas con el cuño de "PAGADO".4. Mantener al día los submayores de
cuentas por pagar a suministradores, los de cuentas por pagar
diversas y los pagos anticipados así como no presentar
saldos envejecidos.5. Las cuentas por pagar a proveedores, las
diversas y los cobros anticipados deben ser desglosados por
cada factura recibida y por cada pago efectuado, así
como por edades y analizarse por el consejo de
dirección.6. Deben existir división de
responsabilidades entre los que aprueban los justificantes
del pago; los que tienen la custodia de los talonarios de
cheque; los que preparan cheques y registran los pagos y
aquellos que los firman.7. Los cheques solamente deben emitirse por los
documentos propiamente auténticos, debiendo
presentarse a los firmantes conjuntamente con los cheques
elaborados como evidencia de que los pagos se corresponden
con transacciones debidamente chequeadas y comprobadas con
los documentos justificativos.8. Los firmantes de los cheques deben
asegurarse que los cheques se expidan a nombre del
beneficiario de acuerdo con los documentos
justificativos.9. Se llenaran todos los espacios en blanco con
el fin de que no se pueda alterar la cifra consignada en el
cheque.10. La emisión del cheque debe
controlarse mediante un registro de cheques anotando en el
mismo todos los cheques incluyendo los anulados y
cancelados.11. Los documentos justificativos de los pagos
deben cancelarse con un cuño de pagado, la fecha y
número de cheque.12. Los cheques deben estar firmados por dos
funcionarios de la entidad, excepto en caso de cuentas
especiales donde puede autorizarse una solo firma.
Después de realizar un estudio de los aspectos
teóricos relacionados con los manuales y procedimientos,
así como las algunas de las normativas que regulan su
diseño e implementación en Cuba y el control
interno de estos podemos concluir que existen diversidad de
definiciones sobre manual de procedimientos dadas por diferentes
autores. Partiendo de estas se asume que un Manual de
Procedimiento es el conjunto de procedimientos o acciones a
seguir en una entidad, permitiendo un mejor funcionamiento de
esta y un eficiente control interno. Dichos manuales en Cuba
deberán cumplir con lo establecido en la Resolución
60 del 2011 de la Contraloría General de la
República y con la Resolución 54 del 2005 del
Ministerio de Finanzas y Precios. Otro aspecto fundamental
tratado en este capítulo es la definición de
procedimiento, basado en el criterio de varios autores se
concluyó que un procedimiento es un método o una
manera de ejecutar algo, el cual consiste en seguir ciertos pasos
predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su
objetivo debería ser único y de fácil
identificación, aunque es posible que existan diversos
procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con
estructuras y etapas diferentes.
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Autor:
Fanny Molina Flores
Máster en Contabilidad Gerencial
Dr. C. Marili Martin García
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